Sie kennen das sicher: Jeder Softwarehersteller verwendet sein eigenes Lizenzmodell. Mal müssen Sie Lizenzen für Arbeitsplätze erwerben, mal Lizenzen für bestimmte Mitarbeiter. Je nach Lizenzmodell ergeben sich andere Möglichkeiten und Voraussetzungen für den Einsatz der Lizenzen. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen das Lizenzmodell von Act!.

Das Lizenzmodell von Act! bezieht sich immer auf Benutzerlizenzen für konkrete Personen. Arbeiten in Ihrem Unternehmen die drei Mitarbeiter Herr Maier, Frau Müller und Herr Schmidt mit Act!, dann benötigen Sie drei Lizenzen für Act!. Jeder Ihrer Mitarbeiter, für den Sie über eine Act!-Lizenz verfügen, darf Act! auf mehreren Geräten installieren, zum Beispiel auf seinem PC und seinem Notebook. Die einzelne Lizenz verwenden darf allerdings nur dieser Mitarbeiter.

Wenn also Herr Maier im Innendienst Act! nur auf seinem PC verwendet, Frau Müller und Herr Schmidt als Außendienstler jeweils neben ihrem PC auch ein Notebook mit Act! verwenden, dann haben Sie Act! fünfmal installiert, aber benötigen nur drei Lizenzen.

Sie haben einen Empfang im Zweischichtbetrieb? Herr Bauer ist von 7:00 bis 12:00 anwesend, Frau Becker von 12:00 bis 17:00. Könnten sich die beiden Mitarbeiter eine Lizenz teilen? Auch hier benötigen Sie für Herrn Bauer und Frau Becker je eine Lizenz, die beiden können sich keine Lizenz teilen.

Herr Schmidt verlässt das Unternehmen, Frau Mezger wird dafür neu eingestellt. Den Benutzer Herr Schmidt können Sie zum Wechselzeitpunkt in der Benutzerverwaltung deaktivieren und den Benutzer Frau Mezger aktivieren. Frau Mezger übernimmt also die frei werdende Lizenz von Herrn Schmidt, ist aber in Act! ein eigener Benutzer.

Ein Benutzer benötigt eine Act!-Lizenz dann, wenn er Änderungen in der Act!-Datenbank vornehmen können soll. Benutzer, die nur Daten nachschauen wollen, benötigen keine Benutzerlizenz. Weisen Sie solchen Benutzern die Sicherheitsrolle „Durchsuchen“ zu.